Chuẩn bị brand book và tài liệu nguồn
Chọn tài liệu có thể trả lời câu hỏi về thương hiệu: guideline, giới thiệu doanh nghiệp, mô tả sản phẩm, nghiên cứu khách hàng hoặc bản phỏng vấn. Ghi rõ tài liệu nào còn hiệu lực nếu bạn có nhiều phiên bản.
Ưu tiên văn bản đọc được, tiêu đề rõ và ví dụ cụ thể. PDF chỉ có ảnh hoặc deck quá dài khó kiểm tra hơn một bản có lớp chữ. Nếu nội dung quan trọng chỉ nằm trong ảnh, giữ ảnh và ngữ cảnh để việc đọc không mất ý nghĩa.
Chỉ nạp dữ liệu bạn có quyền sử dụng. Kiểm tra thông tin cá nhân, mật khẩu và dữ liệu khách hàng không cần thiết trước khi tải lên. Tài liệu của khách hàng A phải được nhập trong thương hiệu A.
Nhập file và đường dẫn
Tải file lên hỗ trợ PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), Markdown, văn bản thuần và ảnh (PNG, JPG, WebP). Bạn có thể chọn tối đa 10 file trong một lượt. PDF tối đa 100 MB và 300 trang; Word và PowerPoint tối đa 10 MB; Excel tối đa 5 MB (khoảng 15.000 dòng dữ liệu); Markdown và văn bản thuần tối đa 1 MB; ảnh đến 32 MB được tự thu nhỏ trước khi tải lên. File lớn hơn thì hãy tách thành nhiều file, hoặc xuất Word/PowerPoint sang PDF. Giao diện sẽ báo nếu một file không phù hợp. Chỉ chủ thương hiệu hoặc quản trị viên mới nhập được.
- Chọn đúng thương hiệu. Khi hồ sơ còn trống, dùng Bắt đầu để tải file lên. Về sau, mở Kho dữ liệu → Tài liệu → Nạp tài liệu.
- Chọn Tải file, Dán văn bản hoặc Website. Website được đọc khi bạn bấm Tiếp tục; trang phía sau đăng nhập, link chia sẻ (Google Drive, Canva…) hay link rút gọn không đọc được. Với brand book PDF, Naoria xem thêm các trang màu, font, logo (tối đa 15 trang, mỗi trang 1 credit) để đề xuất ở Brand Kit. Logo vẽ trong PDF được dựng lại thành file SVG, không tốn credit, tối đa 6 logo mỗi file: logo chính và logo của từng thương hiệu con. Khi bạn duyệt, logo của thương hiệu con tự vào bảng màu của con đó.
- Theo dõi kết quả đọc và xử lý. Nếu bị chặn vì dung lượng, tách tài liệu theo chương hoặc xuất bản nhẹ hơn.
- Khi hoàn tất, kiểm tra hồ sơ và các mục tài liệu gốc.
Tài liệu chỉ được lưu khi bạn nạp trên web. Naoria không nhận và không lưu tài liệu gửi qua MCP: khi bạn đưa tài liệu cho trợ lý AI (Claude Desktop, ChatGPT…), trợ lý tự đọc rồi đề xuất cập nhật từng ô bằng naoria_propose_brand_update, và mỗi ô chỉ được ghi sau khi bạn xác nhận. Muốn giữ tài liệu, xem lại nguồn theo từng câu hoặc để Naoria đối chiếu đầy đủ với hồ sơ, hãy nạp tài liệu ở Kho dữ liệu. Với tài liệu đã nạp trên web, trợ lý vẫn đối chiếu được qua naoria_ingest_brand_document (cần mcp:write, vai trò chủ thương hiệu hoặc quản trị viên, và dùng credit); theo dõi tiến độ bằng naoria_get_brand_document_status.
Tài liệu nạp qua MCP hoặc chat mặc định không được giữ lâu: sau 7 ngày chúng chuyển vào Đã xoá gần đây, trừ khi bạn chọn Giữ lâu dài hoặc AI lưu trữ chúng lúc nạp. Tài liệu đang là bằng chứng của một ô hồ sơ thì được để nguyên.
Theo dõi quá trình xử lý và đọc nguồn
Naoria đọc tài liệu, phân loại, trích các phần hồ sơ và kiểm tra các thông tin liên quan. Tài liệu dài hoặc nhiều ảnh có thể cần nhiều thời gian hơn. Khi có lỗi, đọc thông báo của bước đó thay vì gửi lại cả bộ tài liệu liên tục.
Sau khi xử lý, mở tài liệu trong Kho dữ liệu hoặc khu tài liệu nguồn của hồ sơ. Dẫn chứng được neo vào phần văn bản đã đọc. Nếu phần đọc sai, việc trích và trả lời từ nó cũng có thể sai; hãy đối chiếu với file gốc.
Kiểm tra kỹ tên riêng, số liệu, bảng, điều kiện của một claim và đoạn phủ định. Ví dụ “không sử dụng hương liệu tổng hợp” không được biến thành “không sử dụng hương liệu”. Khi sửa, nêu cả đoạn bị sai và nội dung đúng.
Quản lý, thay thế và xoá tài liệu
Giữ tiêu đề tài liệu đủ rõ để nhận ra nguồn, phiên bản và ngày áp dụng. Khi có bản mới, nạp bản đó, kiểm tra những phần khác với bản cũ rồi mới quyết định loại nguồn cũ. Nạp một bản mới không tự chứng minh mọi thông tin trước đó đã hết hiệu lực.
Xoá tài liệu làm tài liệu và các dẫn chứng liên quan biến khỏi hồ sơ đang dùng. Kiểm tra tác động trước khi xoá nguồn duy nhất cho một thông tin quan trọng.
Tài liệu đã xoá được giữ trong Đã xoá gần đây trong 30 ngày để khôi phục. Xoá vĩnh viễn loại bản giữ ngay và không có đường khôi phục qua giao diện. Khôi phục có thể gắn lại các dẫn chứng phù hợp; vẫn cần kiểm tra nếu hồ sơ đã được sửa trong thời gian tài liệu nằm trong thùng rác.
Muốn xử lý hồ sơ đang thiếu nguồn? Đọc Nguồn trích dẫn và độ tin cậy.